Visst vore det skönt om allt bara flöt på i relationen till din it-leverantör? Dessvärre är så inte alltid fallet även om ni båda vill väl. Små missförstånd kan växa till sig och bli stora problem vilket går ut över både er relation och slutprodukten. Men med lite planering och rätt inställning till varandras arbete kan ni spara tid, pengar och bygga en starkare relation.

Varför missförstår man varandra?

Vare sig du jobbar med en ny eller gammal partner är det viktigt att det blir rätt – för bådas skull. Bra kommunikation leder till färre flaskhalsar så att ni både får mer gjort och slipper tråkiga samtal.

Så varför går det snett ibland? Här är några vanliga orsaker:

  • Man har olika förväntningar på slutresultatet
  • Köparen känner osäkerhet inför den nya satsningen
  • Leverantören undviker att kommunicera hur omfattande projektet är
  • Köparen får inte tillräckligt med information om hur projektet fortlöper
  • Styrgruppen/produktägaren är inte tillräckligt påläst eller aktiv
  • Ingen part vågar lyfta budgetfrågor i tid
  • Man talar olika språk (teknik vs. affärer)

Som du kanske anar grundar sig många av dessa problem på att man har olika ingångsvärden eller inte pratar tillräckligt mycket med varandra. De fyra nedanstående tipsen kan hjälpa dig och din leverantör att avstyra den här typen av problem, eller ännu bättre – förhindra att de uppstår.

4 tips – Undvik konflikter och bygg en bättre relation

1. Förstå den andres utmaningar

Tekniken skapar affären och affären är förutsättningen för tekniken. Om ni försöker dela upp det så att köparen står för affären och leverantören för tekniken så har du ett grundläggande problem i kommunikationen från början.

Leverantören behöver förstå resultat- och effektmålen för att kunna utveckla relevanta lösningar. Dessutom behöver de motivera sitt val av teknik och tidsåtgången gentemot målen så att du som köpare kan avgöra vad som är en bra investering.

En ändrad rad kod kan vara en “dominobricka” som innebär timmar eller veckor av extra arbete.

Köparen i sin tur behöver förstå förutsättningarna för tekniken bakom affären. En enda ändrad rad kod kanske inte verka som mycket begärt, men den kan vara en “dominobricka” som innebär dagar eller veckor av extra arbete. Därför är det viktigt att ni sätter er in i varandras verksamheter och kan prata öppet om eventuella utmaningar så att ni båda har realistiska förväntningar på varandra.

Om någon av er vill skala upp affären – var inte rädd för att prata om pengar! Om du som köper är nöjd med det som levereras kanske du är beredd att önska ytterligare funktioner. Din leverantör kan i sin tur upptäcka att ni skulle uppnå ännu bättre resultat med en annan budget. Ju tidigare ni kan komma överens om sådana ändringar desto bättre, så var inte rädd att lyfta frågan.

2. Gör upp en plan

Inom modern utveckling förutsätter man att planerna kommer att ändras för att kunna möta kraven hos den snabbföränderliga marknaden. Men för att du och din leverantör inte ska missförstå varandra är det ändå viktigt att ni kommer överens om vissa saker från början.

I traditionell projektledning enligt vattenfallsmetoden tar man generellt fram en projektplan och en kravspecifikation som båda parterna ska skriva under på. Det gör att man kan vara säker på vad man beställt, men det gör också att projektet blir känsligt för förändring.

Om du jobbar med ett modernt team är det mycket troligare att de jobbar agilt. Där sätter man istället upp effekt-och resultatmål att arbeta mot. Specifikationerna kan sen förändras under projektets gång vilket innebär att det sällan finns en strikt plan att utgå från. Med andra ord kan det bli svårt för er att enas kring vad som beställts respektive vad som ska levereras.

För att samla era tankar kan ni till exempel skriva en Statement of Work. Det är ett dokument på runt 1-2 sidor där ni kommer överens om projektets vad, hur och varför. Dokumentet är en bra utgångspunkt för produktägarens, projektledarens och styrgruppens arbete som dessutom underlättar onboarding av nya medarbetare i projektet.

Banner

Om ni vill göra ändringar i planen – små som stora – se till att formulera dem i skrift! Det behöver inte alltid vara i form av ett tiosidigt dokument, men ett mejl är lättare att spara och hänvisa till senare än ett telefonsamtal.

3. Våga lyfta sånt som oroar

Om din organisation har ett eller flera mindre lyckade it-projekt i bagaget kanske ni oroar er för att historien ska upprepa sig. Då är det viktigt att du gör detta tydligt för din leverantör så att de inte tolkar det som att ni misstror dem. Leverantören å andra sidan måste våga kommunicera ifall era önskemål inte är rimliga givet önskad budget eller tidsåtgång.

It-projekt är komplicerade. Om du till exempel köper en chokladkaka kan du lätt byta “leverantör” nästa gång om det visar sig att du inte uppskattar innehållet. När det gäller något så affärskritiskt som att beställa it-tjänster är bytet däremot dyrt, tidskrävande och svårt att dra sig ur. I värsta fall leder de här riskerna till att man fastnar i ett mindre optimalt samarbete, med andra ord en ensidig relation.

På Invativa anser vi att ett strategiskt partnerskap alltid är bättre än en ensidig relation. I den drivs både du som köpare och din leverantör av engagemang till den andres affär snarare än av rädsla att dra sig ur och starta något nytt. För att ni ska nå dit behöver ni båda vara öppna med eventuella dåliga erfarenheter – det hjälper er att förstå varandra och vad ni behöver vara extra tydliga med i er kommunikation.

4. Prata mer med varandra

Ibland kan man undra vad som händer hos den andra parten, särskilt när det går bra. Jobbar de över huvud taget där borta? Hur ligger vi till i projektet? Av denna anledning är det otroligt viktigt att prata – och gärna ses – ofta. Se till att etablera en bra rutin från början med stand-ups, månatlig “review”, styrgruppsmöten och så vidare. Genom att föra protokoll över förslag och beslut på dessa möten kan ni se till att viktig information inte försvinner eller behöver upprepas gång på gång.

En kommunikationsplan får gärna ligga med redan i det initiala scopet så att det tydliggörs vem som gör vad och hur ofta. Utifrån den kan ni också etablera ett mönster för hur länge ett möte bör vara, vilken agenda eller information som behöver förberedas och så vidare. Detaljerna kan förändras med tiden, men en bra plan understryker vikten av att dessa möten faktiskt blir av.

Glöm inte att det finns många kontaktpunkter och kontaktvägar även utanför mötena! Om du någonsin väntat på mejlsvar i en vecka vet du säkert att det är en stor källa till frustration. Därför är det viktigt att välja rätt verktyg vid rätt tillfälle (ringa när det är bråttom) och svara på mejl regelbundet, helst inom 24 timmar.

Allt blir bättre tillsammans

Mycket tid och pengar kan sparas om ni lyckas avstyra kommunikationsmissar. Du och din partner har ju trots allt samma mål – en lyckad digital affär.

Vi tycker att kommunikation är A och O för en trevlig arbetsplats och en bra relation med våra kunder. Det gäller även mellan medlemmarna i vårt team. Läs till exempel vår tidigare artikel  om hur du kan kommunicera bättre i distribuerade team.