Med anledning av att vi testat en ny leksak på kontoret (läs: Google Jamboard) vill vi passa på att prata om kommunikation. Om ni är som oss, så är möten via Skype och Google Hangouts minst lika vanliga som möten i konferensrummet. Och om en del av ert team befinner sig någon annanstans – vare sig det är hemma, i en annan stad eller i ett annat land – så är kommunikation på distans något ni måste bemästra.

Distribuerade team är en fantastisk resurs för både företag och anställda. Företag får tillgång till fler talanger och anställda får större frihet att välja en arbetsplats som passar just dem.

Trots detta finns det en del missförstånd kring distribuerade team: det blir omöjligt att skapa en teamkänsla, man vet inte vad kollegorna håller på med, mötena blir ineffektiva … men det finns också gott om motbevis. I dag har många framgångsrika företag en arbetsstyrka som är helt eller delvis geografiskt distribuerad – däribland Trello, Basecamp, inVision och även vi på Invativa.

Därför har vi samlat fyra enkla tips på hur ni skapar rätt förutsättningar för ert distribuerade team. Alla baseras på vanligt sunt förnuft, men därtill krävs det erfarenhet och engagemang för att lära sig vad som faktiskt fungerar.

1. Skapa rätt företagskultur

Ni vet säkert att det inte räcker att befinna sig på samma ställe för att skapa en bra företagskultur – det behövs engagemang från alla inblandade. Det gäller inte bara hur ni jobbar, utan också hur ni umgås.

En prestigelös chatt underlättar för ditt distribuerade team

En prestigelös chatt där teamet kan dela bilder från sommarstugan, ett midsommarfirande via videosamtal eller ett litet avstämningsmöte i början av veckan är guld värt. Och när ni får chansen – samla teamet på samma plats och fira! Sådana små handlingar kommer att bidra till en kultur där varje medlem känner sig delaktig och brinner för sin arbetsplats, var den än må vara.

På Invativa tar vi ofta tillfället i akt och använder våra digitala mötesrum till sociala sammankomster. Senast blev det  “ölprovningsskype” som inleddes med pizza och följdes upp med ölprovning under professionell ledning. Det visade sig att ölprovning på distans funkar alldeles utmärkt, även om östersundskontoret tycks ha godare pizza …

2. Använd rätt verktyg vid rätt tillfälle

Om ni behöver göra en snabb avstämning eller bara dela ett dokument kan det räcka med ett kort mejl eller chattmeddelande. På Invativa använder vi först och främst av Slack och G Suite för sådana ändamål.

Men överskatta inte skriftlig kommunikation – det kan leda till infekterade diskussioner i onödan. Distansen gör det svårt att veta om en kollega är stressad, avslappnad eller på gott humör. Därför kan en mejlväxling som uppfattas som en diskussion av ena parten uppfattas som ett bråk av den andra. Så om det finns utrymme för missförstånd – som när ni behöver ge konstruktiv kritik eller har dåliga nyheter – ta det via ett videosamtal.

Små nyanser går lätt förlorade i distribuerade team

Det utvecklas dessutom nya kommunikationsverktyg hela tiden, så håll er uppdaterade. Som ett komplement till chatt och video håller vi nu på att testa Google Jamboard – en interaktiv whiteboard där teamet kan skissa, kommentera och lägga till bilder på samma skärm i realtid, oavsett var de befinner sig. Utvärderingen är i full gång, så om Jamboard är något för oss återstår att se.

3. Visa förståelse

Det här är en punkt som är så självklar att den lätt glöms bort. All kommunikation kräver en stor dos empati, särskilt när man inte kan ses ansikte mot ansikte. Därför är det bättre att ni överkommunicerar än tvärtom. Så för att ingen ska känna sig utelämnad eller sinkad i sitt arbete, tänk på att:

  • Förvara all viktig information på ett lättåtkomligt ställe
  • Kommunicera det ovanstående tydligt till nyanställda
  • Se till att mötesbeslut når ut till alla teammedlemmar, vare sig de deltog i mötet eller inte.

En annan viktig förutsättning för god kommunikation är att alla parter har rätt inställning. Eftersom många små nyanser går förlorade med distansen, är det lätt att uppfatta en negativ ton även där den inte finns. Utgå ifrån att era kollegor vill väl, så minskar risken för missförstånd.

4. Välj don efter person

Ni har förmodligen en mängd olika personligheter i ert team. Oavsett de ovanstående punkterna så kommer en del av dessa känna sig mer bekväma i skrift än i tal och vice versa, och det är helt okej! När ni väljer hur ni ska ta kontakt med en remote kollega kan detta vara värt att ta i beaktning. Men det är även viktigt att varje teammedlem utmanar sig själv och väljer verktyg efter situation, inte bara efter vana.

Vill du utvecklas i ditt arbete med distribuerade team, eller vill du kanske bli en del av vårt?

Vi har arbetsplatser i Göteborg, Sundsvall och Östersund, men är ändå ett och samma Invativa. Vill du veta mer om hur vi jobbar – hör av dig till oss så berättar vi mer!